Problemas comunes al cobrar con domiciliaciones en escuelas

Conoce los 6 errores más frecuentes que cometen las escuelas al implementar el cobro por domiciliación bancaria o cargos recurrentes a tarjetas.

1. Introducción.

Domiciliar las colegiaturas, es decir, cobrar directamente las mensualidades a tarjetas o cuentas bancarias de los papás o alumnos, se está convirtiendo en una herramienta clave para instituciones educativas que quieren automatizar su administración y reducir la morosidad. Sin embargo, muchas implementaciones fracasan por errores que pueden prevenirse fácilmente.

En este artículo te contamos los errores más comunes que hemos observado en instituciones educativas al implementar domiciliaciones, y cómo evitarlos.

2. ¿Por qué implementar domiciliaciones en tu institución?

Primero debemos resaltar la importancia de implementar las domiciliaciones:

1. Menor morosidad: Los cobros se hacen automáticamente a partir de que el padre o alumnos acepte la opción de pago.
2. Reducción de trabajo administrativo: Se dedica menos esfuerzo a llamadas, recordatorios de pagos y seguimiento a cartera vencida.
3. Proporciona mayor tranquilidad: Padres o alumnos ya no deben preocuparse por transferencias ni por olvidar las fechas límite de pago.

Pero para lograr estos beneficios, la implementación debe hacerse con cuidado.

Uno de los beneficios inmediatos de la domiciliación de pagos es la reducción de la morosidad.

3. Los problemas más comunes y cómo evitarlos.

Hemos identificado diferentes errores frecuentes que las empresas cometen al momento de implementar esta automatización o al elegir a su proveedor de pagos. Los problemas más frecuentes son los siguientes:

1. Ofrecer las domiciliaciones como un método opcional. Este problema se deriva luego de ofrecer las domiciliaciones como un método de pago opcional. Esto suele deberse al temor de que los padres de familia rechacen el cambio. Para compensar, algunas escuelas ofrecen descuentos a quienes las acepten. En nuestra experiencia, esto rara vez funciona.
   
   Para que una estrategia de domiciliación funcione, debe establecerse como el método principal de pago, desde el primer momento. Cuando se comunica con claridad, seguridad y enfoque en los beneficios, la mayoría de los padres lo recibe positivamente. De hecho, agradecen no tener que hacer transferencias manuales o recordar fechas de vencimiento.
2. No comunicarlo adecuadamente a los padres de familia. Algunas escuelas comienzan a cobrar por domiciliación sin avisar con anticipación, lo que genera desconfianza y quejas. Los padres deben saber con claridad qué es una domiciliación, cómo funciona y qué opciones tienen si desean cancelarla.
   
   Una forma sencilla de explicarlo es usando ejemplos familiares: plataformas como Netflix o Spotify operan con domiciliaciones automáticas a tarjeta, sin ofrecer otros métodos de pago. Esto ayuda a normalizar el concepto.
   
   Consejo práctico: Envía un comunicado claro informando el cambio, detallando fechas, proceso y canales de soporte. Usa tus medios habituales: correo, WhatsApp, circulares, etc.
3. No contar con el consentimiento adecuado. Hacer cargos automáticos sin un consentimiento válido puede derivar en contracargos, conflictos con los padres o incluso consecuencias legales. Es importante que cada padre de familia tenga un contrato firmado autorizando la domiciliación.
   
   Este contrato puede ser digital, pero debe incluir una firma autógrafa (dibujada). Esto sirve como respaldo ante el banco en caso de disputas.
4. No tener una estrategia ante pagos rechazados. Hasta el 67% de los pagos fallidos en el primer intento pueden recuperarse con una estrategia adecuada. Las fallas por fondos insuficientes o tarjetas vencidas son comunes, pero no indican que el cliente no quiera pagar.
   
   Implementar reintentos automáticos y notificar al cliente inmediatamente puede marcar la diferencia.
   
   📌 Consejo práctico: Activa reintentos diarios, envía recordatorios por WhatsApp o correo, y ofrece métodos alternativos como transferencias o pagos con nueva tarjeta.
5. Depender de un solo procesador de pagos. Muchas organizaciones desconocen que pueden usar múltiples procesadores de pagos de forma simultánea. Esto es clave para evitar rechazos innecesarios.
   
   Cada procesador tiene su propia lógica de riesgo y disponibilidad. Si un cobro falla con un procesador, puede aprobarse con otro. La orquestación de pagos permite maximizar ingresos al redirigir automáticamente los cobros fallidos a otro procesador.
6. No validar los datos de pago. Una cuenta CLABE incorrecta o una tarjeta inactiva puede provocar fallos en los cobros y hacer perder tiempo a tu equipo administrativo. Siempre valida que los datos pertenezcan al titular que firmó el contrato.
   
   Además, puedes hacer un cargo de prueba que después se reembolsa, para validar la tarjeta y asegurar que esté activa y con fondos disponibles.
   
   De igual forma, puedes hacer una transferencia a la CLABE interbancaria del cliente de centavos, para validar los datos de la cuenta y comprobar que el titular es quien te firmó el contrato y no otra persona.

4. Automatizar el proceso con la plataforma Mi Colegio Web y Quentli

Implementar una estrategia de domiciliación efectiva no tiene por qué ser complicado. Nuestra plataforma Mi Colegio Web en conjunto con el proveedor de pagos Quentli, trabajamos con centros escolares para que todo el proceso sea automático, seguro y sin fricciones, desde la firma del contrato hasta empezar a recibir los cobros recurrentes.

Esto es lo que Mi Colegio Web y Quentli hacemos por ti:

1. Reintentos inteligentes: Si un cobro falla por fondos insuficientes o tarjeta vencida, Quentli reintenta de forma automática hasta que el pago se logre.
2. Notificaciones en múltiples canales: Los padres reciben recordatorios y confirmaciones por WhatsApp o correo electrónico, según su preferencia.
3. Generación automática de contratos: El cuentahabiente firmará un contrato digital con validez legal, con firma autógrafa, directamente desde su celular o computadora.
4. Validación de métodos de pago: Se valida la tarjeta o cuenta bancaria desde el primer momento, para evitar errores y rechazos innecesarios.
5. Múltiples procesadores, máxima efectividad: Si un cobro falla con un procesador, Quentli lo reintenta con otro automáticamente, aumentando las probabilidades de éxito.

Todo esto está conectado directamente con el módulo de cobranza de la plataforma Mi Colegio Web, para evitar tareas manuales.

5. Conclusiones.

Como hemos visto la implementación de un sistema de pagos domiciliados no es una tarea sencilla, por ello te recomendamos elegir una plataforma integral con pleno soporte a todo el proceso como Mi Colegio Web.

Pero cualquier información adicional déjanos tus datos en nuestro Formulario de Contacto o también puedes dirigirte directamente a Quentli a [email protected].