Maximice su estrategia de comunicación escolar con estos consejos

Análisis para diseñar estregias de información adecuada hacia su comunidad escolar.

1. Introducción

Al hablar de comunicación se suele pensar en medios masivos como el internet, la televisión o la radio, incluso en sistemas satelitales. Todos ellos sirven para enviar y recibir información.

En esta ocasión abordaremos la comunicación desde su sentido más simple dentro del contexto de cualquier organización: la transmisión planificada de mensajes con la intención de que sean recibidos por nuestro público de interés.

En el caso particular de una institución educativa, estamos interesados en difundir y entregar información relevante para alumnos, padres y profesores, incluso ampliando el alcance para llegar a alumnos potenciales y exalumnos. La información que se comparte puede hacer referencia al ámbito académico, pedagógico y administrativo, teniendo el objetivo superior de consolidar una relación de confianza de larga duración en nuestra comunidad escolar.

2. Identificar la audiencia objetivo de la institución.

En este análisis evaluaremos los diferentes medios a la mano de las instituciones educativas particulares, pero primero es importante identificar la audiencia objetivo para establecer la estrategia correcta de comunicación.

La audiencia objetivo son los beneficiarios inmediatos del proceso educativo y se establece la diferencia según el segmento de edad que se atiende:

Si la audiencia es educación básica.

La educación básica se enfoca en la formación de los niños desde edades muy tempranas hasta la adolescencia, pero no son ellos los receptores fundamentales de la información. En este caso los esfuerzos de comunicación los concentraremos en los padres, quienes teniendo hijos de esas edades estarán muy interesados en cualquier mensaje que enviemos, además de ser los responsables de toda decisión o acción que deba tomarse.

Existe suficiente evidencia de que en la educación temprana la relación entre el profesor y los padres es un aspecto crítico para la experiencia positiva del estudiante, por lo cual el involucramiento del profesor en la estrategia institucional es fundamental. Los docentes deberán ser conscientes de ello y estar motivados para mantener buena comunicación con padres y madres preocupados, demandantes y ansiosos.

El personal administrativo también deberá entender la presión y exigencia que ejercerán los padres de familia sobre ellos, asumiendo la responsabilidad de generar comunicación constante, concreta y eficiente de los aspectos que a ellos les corresponden.

Si nuestra audiencia es de educación superior.

En los niveles de educación superior, la comunicación se orienta directamente al alumno y a su satisfacción como cliente, aunque no podemos pasar por alto que los padres aún siguen ejerciendo vigilancia discreta sobre todo en los alumnos más jóvenes. Será facultad de la institución, si decide seguir involucrando a los padres u orientarse exclusivamente a los alumnos.

El principal obstáculo en la comunicación con los estudiantes es la madurez de cada uno de ellos. No obstante, la mayoría se compromete positivamente en el seguimiento de su avance académico, por lo cual se reconoce que la información relacionada a sus clases o cursos es muy bien aceptada, pero la información de tipo administrativo puede pasar inadvertida o ser irrelevante desde su perspectiva.

Como ya comentamos, los padres normalmente delegarán en sus hijos la atención de cualquier asunto escolar pero de igual forma pueden recibir con agrado información relativa al cumplimiento de los pagos y algunos otros temas administrativos.

Los profesores de educación superior tienen perfectamente claro que no les corresponde la formación de habilidades básicas y deben concentrarse en los aspectos académicos, estando a cargo de comunicar acerca de las tareas de clase, revisión de trabajos y la retroalimentación derivada, incumplimientos y todo lo que normalmente ocurre en el aula de clase (física o virtual).

El personal de las áreas administrativas al estar acostumbrados al trato con los alumnos suele presentar deficiencias cuando se enfrentan a la intervención de alguno de los padres, por lo cual todos los empleados deben ser capacitados en atención al cliente y tener la habilidad de resolver los conflictos que se puedan presentar.

3. Importancia de una buena cultura de servicio al cliente

En importante hacer una pausa y analizar la cultura de servicio al cliente en la institución. Se suele pensar que un alumno feliz es el único objetivo que debe alcanzarse y que únicamente los profesores son los encargados de lograr este objetivo. Por esa razón observamos que la atención al cliente al interior de las instituciones es un aspecto un tanto relegado o al menos poco desarrollado.

Una escuela o universidad, como cualquier empresa tradicional, ofrece un servicio y pretende conservar a sus clientes actuales, así como atraer a los clientes futuros. Entonces, cada interacción con los estudiantes y prospectos debe considerarse valiosa, por lo cual una buena actitud de servicio debe permear a todas las áreas de la organización: desde los departamentos administrativos hasta el staff de docentes.

Si la institución en su conjunto entiende la importancia del servicio al cliente cada mensaje o pieza de información se producirá de forma orgánica y se transmitirá fácilmente hacia los destinatarios.

4. Ejemplos comunes de comunicación escolar

Una institución educativa que ha establecido una correcta estrategia de comunicación utiliza medios, sistemas o plataformas eficientes que cubran al menos los siguientes tipos de información:

1. Un calendario de actividades con reuniones, asambleas, informes de calificaciones, eventos cívicos, culturales y deportivos, periodos vacacionales, entre otros.
2. Agendas de actividades de los grupos y de los estudiantes en particular.
3. Mensajes respecto a juntas o reuniones de cualquier tipo.
4. Respecto al cumplimiento de obligaciones financieras, deberá generar recordatorios de pagos próximos y vencidos. Un valor agregado sería enviar un agradecimiento cuando los pagos se reciban.
5. Promociones y beneficios financieros que la institución ofrezca.
6. Comunicados acerca de alguna medida administrativa o normativa que genere impacto en los estudiantes o en sus rutinas diarias. Por ejemplo, los periodos de inscripciones.

5. Información interna hacia los colaboradores

Los mensajes de correo electrónico son el medio recomendado para enviar mensajes y avisos al personal administrativo. Como ejemplos de comunicación hacia el equipo de trabajo tenemos:

1. Acuerdos administrativos.
2. Eventos cívicos, sociales y deportivos que la institución organizará.
3. Calendario de periodos vacacionales tanto de los alumnos como del propio personal administrativo.
4. Asuntos de tipo académico o administrativo que obliguen a la colaboración de todas las áreas.

6. Herramientas de comunicación que recomendamos utilizar (y cuáles evitar)

Las instituciones con una cultura de comunicación incipiente eligen herramientas digitales de fácil acceso o gratuitas que proporcionan un uso limitado, aislado o informal, tales como:

1. Correo electrónico de proveedor genérico. Por ejemplo: Gmail.
2. Grupos o Página de Facebook.
3. Grupos de WhatsApp sin certificación o verificación.
4. A través de la página web institucional.

Otras organizaciones llegan a considerar herramientas más sofisticadas, pero complejas y costosas que ofrecen utilidad muy específica porque están aisladas del sistema central de gestión escolar:

1. Sistemas CRM.
2. Servicios de Redes Sociales tercerizadas a una persona externa.
3. Mensajes de Texto SMS.

7. Nuestra recomendación específica

Si la institución está interesada en aplicar una estrategia completa sugerimos elegir una herramienta tecnológica integral que se convierta en un medio eficiente para transmitir todo tipo de información a alumnos, padres, profesores y empleados, pero que además resuelva otras necesidades en la institución y se comparta de manera global.

Con nuestra larga experiencia en consultoría escolar hemos desarrollado las plataformas integradas MiColegioWeb y GES Educativo, que le facilitarán la difusión de información con beneficios como:

1. Envío de emails de cualquier tema a un público específico. Generando campañas con mensajes por nivel educativo, grupo o grado.
2. Genera diferentes mensajes automatizados. Hace posible la comunicación programada y planificada, en temas diversos como calificaciones, pagos próximos o adeudos.
3. Notificaciones sin costo a través de mensajes a móviles con el uso de nuestra app.
4. Le permite construir un calendario digital de eventos donde se visualizan las diversas actividades que organiza la institución.
5. Envío de archivos electrónicos para entregar archivos digitales en cualquier formato a diferentes públicos.
6. Informa a sus alumnos automáticamente acerca del flujo del curso académico con tareas, vencimientos, prórrogas, recursos digitales, videos y ofrece contacto directo con los profesores.

Las ventajas del uso de una plataforma integral que también ofrezca funciones de comunicación son múltiples, pero destacándose las siguientes:

1. Evita los problemas de utilizar diferentes sistemas en cada área y el cruce de información entre ellos.
2. Ya cuenta con información de los públicos objetivos, como la población de alumnos, grupos de padres y la plantilla de profesores, evitando exportar bases de datos a otras plataformas.
3. Utiliza diversos mecanismos de entrega como correo electrónico, mensajes a móviles, archivos, tableros digitales, entre otros.
4. Envío de mensajes previamente programados, sin necesidad de dedicar esfuerzo a la redacción constante.

Contáctese con nosotros si este texto fue de su agrado o si desea obtener ayuda en la implementación de una plataforma de administración escolar integral.