Elija apropiadamente un software de administración escolar

Conozca las mejores recomendaciones para saber elegir una herramienta informática que realmente le apoye en la gestión de su centro escolar.

1. Introducción

La administración o gestión escolar implica retos muy particulares y una problemática distinta a cualquier otra organización o empresa. Además de las funciones tradicionales de índole comercial, administrativa y financiera el equipo directivo de una institución escolar deberá enfrentarse a regulaciones dictadas por la autoridad educativa, las relativas a la integridad física de los estudiantes y otras obligaciones propias de su función pedagógica.

Es de extrema importancia que los administradores y líderes de las diferentes áreas se apoyen en todas las herramientas y recursos que les faciliten el trabajo.

Con el avance tecnológico es común que las instituciones educativas cuenten con sistemas informáticos que intenten apoyar en el cumplimiento de los procesos operativos, sin embargo, también es frecuente encontrar que la elección ha sido errónea ocasionando nuevos problemas y frustraciones cotidianas.

2. Tener un software ineficiente y su relación con la calidad educativa.

Si bien no se puede establecer una línea directa entre utilizar recursos administrativos inapropiados y la calidad de la educación que los estudiantes obtienen, sí es posible identificar algunos aspectos negativos que se producen de forma paralela:

1. Los alumnos o padres, se obligan a realizar algunas acciones de forma rudimentaria. Por ejemplo, acudir a realizar pagos de forma personal o a alguna sucursal bancaria lejana.
2. La comunicación no está basada en los recursos tecnológicos disponibles para el público en general, siendo los ejemplos más rústicos la difusión de mensajes a través de cartas o letreros ubicados en alguna parte del inmueble.
3. Otras instituciones se destacarán por utilizar medios más modernos y eficientes y serán atractivas para sus padres y alumnos, lo que ocasionará pérdida de clientes.
4. La institución no tiene la capacidad de realizar análisis eficientes de información académica o financiera y es torpe en la toma de decisiones, lo que puede producir frecuentemente experiencias frustrantes. En este caso pensemos lo vergonzoso que resulta exigirle el pago de una mensualidad a quien efectivamente ya la ha cubierto.

Con lo anterior se expone y queda claro la importancia de contar con una herramienta de software especializada y eficiente que inyecte eficiencia en diversas áreas de la institución.

3. ¿ Cómo buscar un software de administración escolar ?

Antes de lanzarse a Google a buscar un software de gestión o administración escolar, considere los siguientes aspectos:

1. Haga un análisis de las necesidades o problemas que desea solucionar. Es aconsejable abordar la implantación de este software al mayor nivel posible, por lo tanto, no se enfoque en una área o departamento en particular, visualice el cambio lo más global posible. No implemente un software para gestionar las calificaciones y otro para gestionar las inscripciones de los alumnos, a corto plazo tendrá problemas para consolidar la información.
2. Teniendo en mente todos los elementos que desea solucionar, haga una comparativa de diferentes opciones de software. Prefiera un software que ofrezca un amplio rango de funciones. Aunque de momento Usted no piense en ellas, puede ir incorporándolas posteriormente.
3. Evalúe la calidad del software. Esto no es una tarea sencilla pero al menos verifique que sea fácil y amigable para los diferentes usuarios, muchos proveedores le ofrecerán una demostración gratuita. Solicite que sea flexible y escalable para necesidades futuras. También asegúrese que el soporte técnico esté siempre presente para solucionar problemas y resolver dudas.
   Como dato adicional, no olvide analizar el sitio web del proveedor. Observe la calidad del diseño, la cantidad y el detalle de información y el contenido que generan regularmente. Desconfíe de un proveedor cuyo sitio web sea poco claro y pobre en contenido.
   En la siguiente sección mencionaremos los elementos específicos por evaluar.
4. De ser posible, solicite referencias y contáctese con alguna institución que haya sido un caso de éxito.
5. El proveedor que Usted elija lo acompañará en un proceso crítico y de alta importancia para el futuro de la institución. Asegúrese de que sea una empresa verificable y que tenga experiencia en procesos escolares y no solo habilidades técnicas relativas al software.
6. Conozca los costos de licenciamiento, capacitación y los costos recurrentes. Idealmente debería existir un contrato donde se establezcan los compromisos de ambas partes.

4. ¿ Qué características debemos evaluar en un software de administración escolar?

La oferta comercial de este tipo de sistemas administrativos es bastante amplia pero también variada, por tal razón vale la pena establecer un criterio mínimo que servirá para localizar al proveedor adecuado.

Las características relevantes del software deben estar alineadas estrechamente a las expectativas de la institución y a los beneficios que desea obtener, aunque mínimamente debe responder a las siguientes:

1. Estar diseñado con enfoque en el usuario final. La interfase debe ser amigable y los procesos deben ser sencillos de operar por los usuarios administrativos y docentes, así como de ser necesario por padres y alumnos.
2. Debe ser capaz de incorporar fácilmente a toda su población escolar, y en caso de ser necesario a su historial de alumnos de generaciones previas. La captación de nuevos alumnos también debe estar resuelta de forma sencilla.
3. La plantilla de docentes también deberá poder ser incorporada y deberán poder acceder al software, siendo muy importante para procesos complementarios como registro de calificaciones, formación de grupos, horarios o participación en asesorías con los estudiantes.
4. El proceso de registro y manejo de calificaciones debe estar incluído, así como la emisión de documentos relacionados.
5. La captación de pagos de forma ordenada y planificada es fundamental. En caso de estar integrada con sistemas modernos de cobro, sería un elemento muy notorio para evaluar. Un tema crítico es que el sistema deberá apoyar en el manejo de los adeudos, en caso de contar con mecanismos restrictivos y de control que mantengan la cartera vencida en el mínimo posible.
6. Generación de gráficas, reportes y métricas para el equipo directivo y los líderes de las diferentes áreas.
7. Seguridad en la información, garantizando la integridad de los datos de ser posible con cifrado y controles de autenticación para los responsables de gestionarlos.

5. ¿ Desarrollarlo por cuenta propia ?

Durante nuestros 20 años de experiencia hemos conocido malas experiencias derivadas de la decisión de desarrollar un sistema de gestión escolar por cuenta propia.

Comúnmente estos proyectos son encargados a individuos o empresas externas a la institución, lo cual implica que los desarrolladores desconocen los procesos a profundidad y generalmente generan un producto ineficiente e incompleto. Posteriormente durante la operación cotidiana los tiempos de respuesta o soporte técnico son tan largos que los usuarios terminan frustrados y van cayendo en un desinterés natural.

Aunque algunas instituciones persisten en el objetivo los beneficios difícilmente se logran y el proyecto termina colapsando.

6. Conclusión

Estamos seguros de que las reflexiones anteriores serán de mucho apoyo para tener una mejor idea de los elementos a considerar en su búsqueda.

En HT México hemos sido proveedores de software y consultoría especializada en todos los procesos administrativos que se desarrollan en un centro escolar. Si Usted se encuentra en el proceso de elegir un software de este tipo, le invitamos a conocer y considerar nuestras plataformas Mi Colegio Web y Plataforma GES.