Recomendaciones para gestionar los cobros en una institución educativa

Analizamos los principales retos de las áreas de cobranza y las recomendaciones cumplir de forma adecuada con los objetivos institucionales.

1. Introducción.

Cuando pensamos en una organización mercantil, asumimos la existencia de un equipo operativo que atiende a sus clientes de forma cotidiana pero no visualizamos la problemática diaria de cada tarea que realizan. En este artículo del blog dedicaremos nuestro análisis a un proceso que resulta fundamental para inyectar eficiencia a otros órganos de la empresa: la gestión de la cobranza.

De forma general, en todas las organizaciones se identifican dos categorías de cobro de acuerdo a la obtención del producto o servicio y su consecuente pago.

1. Por intercambio inmediato, en donde se intercambia la prestación de un servicio o la adquisición de un producto por un pago, antes o justo al momento de recibirlo.
2. Por compromiso a mediano y largo plazo, donde se realiza un acuerdo en el cual el cliente recibirá un bien o servicio durante algún periodo y pagará regularmente. En este caso el cliente puede realizar un pago inicial y emitir una promesa de continuar pagando.

Dicho lo anterior, nos enfocaremos por completo al estudio de la cobranza al interior de las instituciones educativas privadas, que se ubican en la segunda categoría mencionada anteriormente. Durante el desarrollo del texto, utilizaremos la palabra clientes para referirnos a padres y alumnos de manera indistinta.

2. Objetivos de la cobranza en un centro escolar

Los principales objetivos del área de cobranza en una institución educativa deberán ser los siguientes:

1. Garantizar que los alumnos o padres (clientes), tengan los elementos necesarios para realizar sus pagos de forma oportuna. Incluyendo la información clara de las fechas de pago, importes, así como cualquier estímulo que pueda impulsar su motivación por cumplir en tiempo y forma con sus pagos.
2. Proporcionar los canales adecuados para que los clientes puedan realizar sus pagos de manera ágil, segura y eficiente. Se debe buscar constantemente los instrumentos o canales más adecuados para facilitar a los alumnos y padres el cumplimiento de sus pagos.
3. Asegurar que el conjunto de los rezagos (cartera vencida), no amenace la estabilidad la organización. Deberá ejercer vigilancia permanente para conocer de forma general y específica los deudores y sus montos, para implementar estrategias de acercamiento con los morosos para invitarlos a cumplir con sus pagos.
4. Cumplir con la normatividad ante las autoridades regulatorias como la SEP y la PROFECO.

3. Planificación de los los calendarios de pago

Antes de todo, la institución deberá ejecutar periódicamente una planificación anticipada de los calendarios de pago que deberán cumplir los alumnos de cualquier nivel, sección o carrera. Si hablamos de un centro escolar de educación básica tendrá precios diferenciados para Preescolar, Primaria y Secundaria. De igual forma las instituciones de educación superior posiblemente ofertarán carreras o especialidades a precios diferenciados.

Alimente su sistema informático con estos calendarios o planes de pago y asígnelos a los alumnos actuales de las diferentes áreas y a los alumnos que se vayan incorporando. Ocúpese también de establecer un plan de comunicación para informar permanentemente a cada uno de sus clientes acerca de su calendario individual de pagos.

4. Canales de pago recomendados en la actualidad

Hoy en día, las instituciones educativas como todas las empresas en general tienen acceso a la tecnología (software) que les permitirá llevar a cabo sus funciones de cobranza de una manera profesional, pero sobre todo eficiente.

Las herramientas de software más completas también les permitirán implementar, canales modernos de cobranza para que alumnos y padres puedan realizar cualquier pago rápidamente y con el menor esfuerzo, tales como:

1. Pagos desde una página web o aplicación móvil con tarjeta bancaria. La institución educativa debe poner al alcance de sus clientes una página web o aplicación móvil para realizar los pagos de los servicios de forma específica por concepto, es decir, una colegiatura o cualquier otro servicio, a la vez.
2. Pagos recurrentes con cargo a tarjeta bancaria. Comúnmente conocido como domiciliación, aquí se debe realizar un acuerdo entre el cliente y la institución para realizar cargos automáticos a una tarjeta de crédito en una cierta fecha del mes. Los clientes ya no deberán recordar realizar el pago durante el período acordado. Normalmente se renovarán los acuerdos por cada ciclo escolar.
3. Transferencias bancarias electrónica con referencias. Con esta alternativa, los clientes podrán utilizar sus aplicaciones bancarias para realizar una transferencia electrónica según las instrucciones que la institución les proporcione. Existen algunos medios muy eficientes para realizar esta implementación, pero al no existir un estándar interbancario también encontramos algunas opciones poco prácticas que dificultarán el registro de cada pago.
4. Pagos en cadenas comerciales. La institución puede contratar los servicios de cadenas comerciales o pasarelas de pago, para permitir que sus clientes realicen pagos directo en cualquier sucursal autorizada. Esto puede hacer posible pagar en tiendas, farmacias, supermercados y estaciones de servicio, pero generalmente solo se recomiendan para cantidades menores.
5. Pago en sucursales bancarias. Hace algunos años era un medio muy recurrido por las instituciones educativas, pero tiene la desventaja de que obliga a los clientes a desplazarse físicamente hasta la sucursal. Hoy en día el impulso que tienen las otras opciones de pago por medios digitales, ha vuelto muy impopular esta alternativa.
6. Ventanilla o Caja de pagos tradicional. Este canal clásico debe seguir existiendo para dar respuesta a algunos procesos internos, pagos con registro inmediato o como respaldo ante posibles fallas en otros canales.

Vale la pena mencionar que un sistema informático integral solo puede ser eficiente en tanto sea capaz de registrar rápida y específicamente los pagos procesados en estos canales sin generar retardos y molestias para el personal operativo, es decir, idealmente la recepción de estos pagos debe ser casi transparente y rápida para ellos.

5. Ideas para controlar la cartera vencida

El reto de toda institución educativa particular es mantener a sus clientes ampliamente satisfechos en todos los aspectos del entorno educativo y generar la fidelización necesaria que mantenga el compromiso de pago actual a la vez que propicia la renovación (reinscripción) para los siguientes años escolares.

A la par de los clientes fieles y satisfechos, existen múltiples factores que hacen aparecer el fantasma de la morosidad. Que van desde los simples olvidos, la pérdida de la estabilidad laboral y otros problemas financieros personales, por lo cual la institución siempre deberá estar vigilando y conteniendo su cartera vencida.

El pilar de toda estrategia de contención es una buena herramienta de software, que aporte eficiencia en esta parte vital de la operación. Nosotros sugerimos que un sistema informático sea capaz de:

1. Informar automáticamente a los clientes de los plazos de pago oportuno, esto debe ser parte de su plan de comunicación permanente.
2. Enviar avisos de la cercanía de sus fechas de vencimiento.
3. Enviar avisos cuando el cliente se convierta en deudor. En este caso, se pueden considerar las primeras alternativas de disminuir los alcances de los servicios educativos al cliente con un tono respetuoso y sin violar las normas establecidas por las autoridades.
4. Emitir diversos reportes o estadísticas para los administradores, donde se muestre a los clientes deudores segmentados por montos o antigüedad.
5. Si la institución ofrece un servicio o portal en línea, los deudores reincidentes podrían tener restricciones o definitivamente el acceso podría ser negado.

6. Conclusión

Una buena herramienta integral para gestión de la cobranza con la cual la institución pueda programar, automatizar y registrar los cobros, y así mantener a raya la cartera vencida, tiene un efecto positivo directo en la salud financiera de la institución.

Si las ideas anteriores han sido de su agrado y actualmente se encuentra en la búsqueda de la tecnología necesaria para mejorar esta área, contáctenos para tener una charla y presentarle nuestra plataforma Mi Colegio Web que ha sido desarrollada aplicando todos los conceptos anteriores.

Referencias o Enlaces de Interés

Gobierno de México - Escuelas Particulares lo que debes saber
Facultades de la PROFECO ante las escuelas privadas