El poder de un CRM Educativo

Beneficios de los sistemas CRM para instituciones educativas, las funciones que deben contener y qué opciones tienes en el mercado.

1. Introducción.

Las instituciones educativas igual que las empresas de otros sectores, buscan fundamentalmente la captación de alumnos para desempeñar su función social de formación y que sustente su funcionamiento como negocio.

Tanto en instituciones educativas públicas como privadas se implementan procesos cíclicos orientados a la promoción de su oferta educativa para la atracción de nuevos alumnos. Dependiendo de las capacidades económicas y de mercadotecnia de cada organización se pueden identificar procesos como gestión de redes sociales, difusión en medios, visitas a centros escolares, patrocinios y presentación en exhibiciones o ferias.

De forma complementaria, encontramos estrategias para mantener satisfechos y fidelizados a sus actuales alumnos con el objetivo de asegurar su permanencia de ser posible durante toda su formación académica.

En la era digital, la buena gestión de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) no es exclusiva del ámbito comercial y se ha posicionado como una necesidad fundamental en todos los sectores, incluido el educativo. Una plataforma CRM no solo facilita la interacción con los clientes y prospectos, sino que también optimiza procesos y mejora la toma de decisiones. Pero, ¿cómo se aplican estos sistemas en el ámbito educativo? Acompáñanos a descubrirlo, como lo hacemos en este blog, de una forma sencilla y práctica.

2. ¿Qué es un CRM educativo?

Un sistema CRM Educativo es una adaptación de los típicos sistemas de gestión de relaciones con los clientes, pero especializado en las necesidades específicas de las instituciones educativas. Su objetivo es gestionar de manera eficiente la relación con los estudiantes actuales y potenciales, así como los egresados.

Un CRM educativo debe ofrecer apoyo a diferentes departamentos en las fases de mercadotecnia, ventas y seguimiento institucional -hasta que el alumno egrese felizmente del centro escolar-.

En el sector de instituciones educativas el uso de sistemas CRM no está muy acentuado debido a que se perciben como muy costosos y sofisticados.

Estas plataformas de CRM educativo al menos deben cubrir los siguientes elementos:

1. Captación de un registro de prospectos. Sin importar el canal de marketing que estén utilizando, sería ideal que la absorción del prospecto a los sistemas internos se haga de forma automatizada.
2. Calificación del grado de interés. Que se pueda calificar el nivel de interés de un prospecto y sea posible agregar otros elementos que permitan a los departamentos de ventas y promotores determinar su posibilidad de captarlos como alumnos.
3. Integración con las herramientas de control administrativo y académicos. En este momento serán necesarios sobre todo para realizar los pagos por derechos de inscripción y para la realización de posibles exámenes de admisión.
4. Inscripción. Cuando un prospecto ya sobrepasó los filtros y finalmente se convierte en un alumno formal.
5. Mantenimiento de un expediente personal del alumno. Que permita saber cuáles son los temas que le interesan, por ejemplo las carreras universitarias que le atraen, pasatiempos, religión, el método de aprendizaje que prefiere, etc. Esta información apoya en la retención y fidelización del alumno y puede ser utilizada para preparar eventos de todo tipo, clases extracurriculares e incluso visualizar nuevas ofertas académicas.
6. Proporcionan diversos métodos de comunicación. Esto permitirá estar en contacto con el alumno (y sus padres) durante toda su vida académica y aún cuando ya son graduados. Esto debe facilitar a todos los departamentos la generación y envío de comunicados, recordatorios, felicitaciones, encuestas, entre otros. Para esta funcionalidad, es obligatorio que el CRM se integre con los sistemas administrativos y académicos.
7. Detección de riesgos sobre el abandono de un alumno. Es ideal que el CRM pueda proporcionar medios para detectar los riegos de deserción como reportes de inasistencia o reprobación.

3. Mayores beneficios de un CRM educativo.

Como se puede ver, un CRM educativo es una herramienta muy útil para un centro escolar, ya que le permite gestionar y mejorar las relaciones con los alumnos y sus padres, mejorar la retención y la fidelización, a la vez que se optimizan los procesos y los recursos.

Los beneficios más contundentes de un sistema CRM se pueden visualizar en las fases de:

1. Captación. Facilitando los procesos de admisión y apoyando en la implementación de estrategias efectivas de marketing.
2. Fidelización. Permitiendo conocer mejorar a cada integrante de la comunidad estudiantil -tanto en sus preferencias personales como cualquier detalle relacionado a su vida académica-, personalizar la comunicación y mejorar la experiencia educativa.

Vea el siguiente esquema:

4. Disponibilidad de sistemas CRM para centros educativos

Los sistemas CRM disponibles para el mercado educativo se encontrarán en dos modalidades:

1. Como sistema CRM genérico. Aunque tenemos alta disponibilidad de sistemas de este tipo, un CRM genérico tiene la desventaja de estar orientado a empresas de comercio en general y aunque pueden ser adaptados a la gestión educativa los conceptos que manejan son lejanos al lenguaje educativo. A lo anterior se suma la complejidad para la integración con los sistemas institucionales y su alto costo de licenciamiento.
2. Como parte de un sistema integral de gestión educativa. Estos sistemas son ideales porque contienen integración natural con otros procesos dentro de la institución, por su origen también manejan un lenguaje claro y entendible para todos los usuarios lo cual resulta en un tiempo de adopción muy corto.

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5. ¿Un CRM educativo incrementa las inscripciones a la institución?

No necesariamente. Aunque mucho se habla de que un CRM incrementa el flujo de clientes, creemos que los dos factores que nos acercarán a las metas de inscripción son el talento de las áreas de mercadotecnia para diseñar estrategias de difusión atractivas y que estén bien orientadas al público objetivo y posteriormente la capacidad de las áreas de ventas para tener un correcto acercamiento con los alumnos prospectos.

El CRM educativo bien implementado tendrá una colaboración discreta pero importante en la captación de inscripciones y sus implicaciones se observan al facilitar el registro de candidatos, derivarlos apropiadamente a sus promotores y posteriormente darles un correcto seguimiento hasta lograr que se matriculen.

6. Conclusiones.

Como ya hemos visto, la implementación de un sistema CRM educativo no beneficia únicamente a las áreas de ventas y mercadotecnia, sino que impacta positivamente a toda la institución.

En la medida que las escuelas y universidades con sus condiciones particulares sean capaces de elegir una herramienta correcta para CRM, obtendrán los mayores beneficios y generarán una experiencia educativa extraordinaria para su comunidad escolar.

Para esta inversión estratégica, nuestra recomendación definitiva es la elección de una herramienta de gestión integral. En este contexto, plataformas como Mi Colegio Web, se posicionan como aliados estratégicos ofreciendo una solución personalizada que permitirá alcanzar estos objetivos de manera más eficiente. Si buscas dar el paso para la transformación digital de tu institución contacta con nosotros de inmediato para agendarte una demo.