Deserción estudiantil en instituciones privadas: Causas y Herramientas para prevenirla

Analizaremos los principales factores que conducen a la deserción escolar y qué herramientas tenemos para detectarla y prevenirla.

1. Introducción.

La deserción escolar es un problema que afecta a millones de estudiantes en todo el mundo. ¿Qué lleva a un estudiante a abandonar sus estudios? ¿Cuáles son los factores que inciden para tomar esa decisión? ¿Cómo podemos identificarla y prevenirla en nuestras instituciones educativas?

Como lo hacemos en todos los artículos de este blog, este contenido estará enfocado en analizar el fenómeno de deserción desde la perspectiva de la educación privada y sus desafíos específicos.

Mencionaremos las causas más comunes que llevan a los estudiantes a desligarse de una institución educativa, pero abordaremos especialmente los factores internos y externos que suelen permanecer ocultos cuando se analiza el motivo de la baja de un estudiante.

Visualizaremos un panorama general aplicable a todos los niveles educativos, pero con la profundidad necesaria para que los lectores puedan detectar los elementos que afectan su respectivo ámbito de trabajo.

Al finalizar recomendaremos herramientas automatizadas que le permitirán detectar anticipadamente las señales de deserción, para combatirlas en la mayor medida posible y retener a sus estudiantes durante toda su formación académica.

2. Causas comunes de la deserción escolar.

La deserción escolar puede ser el resultado de múltiples factores, entre ellos problemas económicos, problemas en el núcleo familiar, dificultades académicas, ausencias frecuentes y problemas de salud. Cada uno de estos factores contribuye a que los estudiantes abandonen sus estudios antes de tiempo.

A pesar de que los factores antes mencionados han sido bastante estudiados e incluso pueden ser detectados con la simple observación, recomendamos establecer un programa de atención para intervenir con cualquier estudiante que presente alguna de esas señales y realizar un tratamiento personalizado.

En las instituciones de educación privada como en todo negocio, tenemos el objetivo de conservar a nuestros clientes durante el mayor tiempo posible, por lo cual es crítico detectar los factores potenciales de abandono e implementar un plan para mantener la deserción a niveles mínimos.

3. Causas específicas de deserción en la educación privada y recomendaciones para mitigarla.

El abandono escolar o deserción en instituciones privadas obedece a factores internos donde los directivos y administradores tienen plena capacidad de implementar controles, pero también existen factores externos que escapan al alcance de la organización, aquí algunos de ellos:

1. Análisis impreciso de la información socioeconómica. Se presenta cuando un estudiante o su familia asumen una responsabilidad financiera que supera a sus posibilidades y la permanencia en la institución se pone en riesgo ante cualquier eventualidad como la pérdida del trabajo de alguno de los padres.
2. Bajo grado de satisfacción. Es importante generar programas que nos permitan medir qué tan satisfechos se encuentran el alumno y sus padres, generando estrategias para remediar rápidamente los problemas.
3. Falta de adaptación en alumnos de nuevo ingreso. Se presenta cuando los nuevos estudiantes no cuentan con un apoyo institucional para ayudarlos en su adaptación. Establezca un conjunto de acciones de acompañamiento para los recién llegados, independientemente de que se trate de niños, jóvenes o adultos.
4. Baja participación en las actividades extracurriculares. En las instituciones que ofrecen cursos o talleres de actividades adicionales, vigile que el estudiante participe al menos en una de estas, durante el ciclo escolar.
5. Historial de conducta de los estudiantes. Ponga en marcha un sistema de información donde registre cualquier evento o incidencia negativa para detectar a los estudiantes que cometan faltas o presenten actitudes negativas.
6. Frecuencia de retraso en los pagos. Los problemas económicos son quizá la principal causa de abandono, preste especial atención a quienes presenten retrasos, adeudos o demasiada frecuencia de impago.
7. Clima escolar positivo. Fomente un clima escolar de respeto y cordialidad. Vigile las relaciones entre compañeros y establezca políticas obligatorias que sean respetadas por docentes y personal de administración. Los estudiantes que reciben agresiones, ofensas o cualquier falta de respeto, serán más susceptibles a dejar la institución.
   
8. Ubicación de la institución en relación al domicilio de los estudiantes. Establezca un método para identificar a los alumnos cuyo domicilio se encuentre lejano a la institución. Es un error común dar por sentado que durante toda la trayectoria académica sus estudiantes estarán en el ánimo de realizar el trayecto desde un punto distante.
9. Dudas en la orientación profesional. Se ha normalizado el hecho de que entre los 17 y 20 años de edad las personas elijan su vocación profesional, sin embargo, es conocido que en esa etapa los jóvenes no siempre tienen la madurez para tomar esta decisión trascendental. Adopte la práctica de aplicar cuestionarios u otros filtros para detectar dudas o falta de claridad en los adolescentes que se incorporan a su oferta académica.
10. Necesidad de trabajar o el simple hecho de que el alumno trabaje. Si los estudiantes se encuentran ante la inminente necesidad de aportar en la economía de sus hogares se complicará cumplir con la agenda de estudios. Adicionalmente, cuando un estudiante se incorpora al mercado laboral, recibe un beneficio inmediato por la obtención de dinero y esto presume el riesgo de distracciones y el posible abandono.
11. La ocurrencia de emergencias o situaciones catastróficas. Derivado de la pandemia por COVID-19, en el año 2019 y 2020 las instituciones educativas privadas presentaron un grado muy alto de abandono escolar, principalmente por motivos económicos. Lo mismo ocurre cuando una región o una población sufre los daños de un fenómeno natural como un terremoto, un huracán o inundaciones. Sea sensible ante estas situaciones, conceda prórrogas o renegocie pagos temporalmente.

Renuncie a la idea de que la deserción escolar es una decisión exclusiva del estudiante y/o su familia, y acepte que la institución puede tener un grado alto de responsabilidad en esta problemática.

De ser posible deberá existir un encargado de monitorear y atender todas las señales de riesgo desde etapas tempranas, intentando acercamientos, solucionando problemas y planteando alternativas que aseguren la permanencia de sus alumnos.

La institución educativa debe establecer y revisar continuamente sus estrategias de corto y largo plazo para disminuir la deserción.

4. Tipo de deserción escolar que interesa a las instituciones privadas y tasas aceptables.

Toda entidad educativa tanto pública como privada presentará algún grado de deserción durante el ciclo académico. Algunas deserciones se presentarán por elementos que escapan de todo control, por ejemplo cuando un alumno debe cambiar de residencia, cuando enferma o cualquier otro imprevisto.

En el sector privado el objetivo fundamental es que la institución opere como negocio redituable y es de vital importancia que los alumnos permanezcan en nuestro centro escolar durante todos sus estudios.

Por tanto se recomienda que la institución establezca una tasa máxima aceptable de deserción según sus condiciones particulares y para ello recomendamos las siguientes pautas y fórmula:

1. Involucramiento de diferentes áreas. Además del director general debe involucrarse la gerencia financiera, el área de control escolar y los responsables de promoción o de captación de estudiantes.
2. Determine su población escolar actual. El área de control escolar deberá precisar el número de alumnos que la institución tiene inscritos actualmente.
3. Consulte sus informes financieros. El gerente o responsable financiero deberá identificar cuál es el número de estudiantes que colocan a la institución en punto de equilibrio operativo (valor de x).
4. Estime un objetivo de crecimiento por cada periodo de inicio de clases. Establezca un objetivo de captación de nuevos estudiantes (y el área de promoción y captación deberán trabajar para ello). Determine el número de estudiantes que tendrá al termino del periodo de inscripciones (valor de y).
5. Ejecute la fórmula. Resuelva la fórmula y experimente con el ratio máximo de estudiantes que la institución quiere fijar como límite máximo de pérdida (porcentaje en color verde).

Si opera sobre el punto de equilibro aplique los datos que proporcionan las diferentes áreas y ajuste la siguiente fórmula:

Si la institución opera abajo o cerca del punto de equilibrio NO DEBE EXISTIR una tasa aceptable de deserción. Implemente urgentemente un programa institucional para reducirla todo lo que sea posible y evitar seguir perdiendo dinero.

5. Herramientas automatizadas para detectar signos potenciales de deserción.

Las instituciones educativas privadas se encuentran ante tres alternativas para implementar sistemas de software que ayuden a detectar riesgo de deserción:

1. El desarrollo de sistemas propios. Necesitan crear un equipo de trabajo especializado que enfrente el reto de este importante proyecto. Esto tiene la ventaja de obtener los resultados exactamente como la organización los busca, pero tiene la gran desventaja del tiempo y mayores costos.
2. La adquisición de herramientas diversas. Se puede disponer rápidamente de varias opciones tales como sistemas CRM, software de encuestas, control de expedientes escolares, sistemas de comunicación, etc. Lo cual tiene la desventaja de que todo se encuentra aislado y la integración requiere mucho esfuerzo.
3. Un sistema integral de gestión educativa. Existen sistemas ERP escolares que son capaces de registrar la mayor cantidad de eventos para conducirnos a la prevención de la deserción escolar, incluso algunos de ellos cuentan con la capacidad para medir el riesgo de deserción escolar como el sistema GES Educativo.

La plataforma de gestión escolar GES Educativo es un ERP escolar integral que permite gestionar todo lo necesario para detectar el riesgo de deserción con un alto nivel de precisión Visite la página de GES Educativo para obtener informes.

6. Conclusiones.

La deserción escolar representa un desafío complejo, pero con las estrategias adecuadas y el apoyo necesario es posible reducir significativamente su incidencia.

Al entender las causas y estar preparados sistemáticamente para tomar acciones preventivas o de detección temprana, incidiremos positivamente en los resultados y en la imagen de nuestra organización educativa, al mismo tiempo que ayudaremos a más estudiantes a avanzar en sus procesos formativos.