Importancia de la facturación electrónica correcta y eficiente en las instituciones educativas

Reflexiones, consejos y contexto de la facturación electrónica aplicada a centros escolares de todos los niveles.

Como todos sabemos, la Contabilidad es una herramienta imprescindible en todas las organizaciones, registrando las operaciones y generando todos los indicadores para evaluar la salud financiera de la empresa, permite conocer elementos operativos y finalmente nos entrega la información necesaria para cumplir con las obligaciones tributarias y fiscales. Los expertos en este ramo están obligados a actualizarse acerca de las leyes en esta materia y sus constantes modificaciones.

Las instituciones educativas no están exentas de cumplir con estas obligaciones, pero es muy común encontrar que la dirección o gerencia canalice la mayor parte de sus esfuerzos a su objetivo fundamental, que es la prestación de servicios educativos y por consecuencia se descuida el tema contable.

En nuestra experiencia ofreciendo consultoría en procesos escolares y administrativos a instituciones educativas, identificamos con abrumadora frecuencia que no se cuenta con un contador como parte del personal interno y se subcontrata el servicio con un despacho fiscal donde la institución es uno más de sus clientes y no se le proporciona un servicio personalizado y especializado.

Todos los días debemos asesorar al personal escolar para ayudarlos a distinguir entre una Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y un Certificado de Sello Digital, que es lo que se utiliza para generar correctamente una factura electrónica.

Este artículo no está orientado a criticar o promover alguna idea en particular, pero a nuestros clientes siempre les sugerimos contar dentro de su plantilla, con alguna persona que destine parcialmente su tiempo en documentarse continuamente acerca del tema de la facturación electrónica pues el correcto registro de los ingresos derivará en un inicio eficiente de la cadena contable.

Las instituciones educativas suelen descuidar los elementos de contabilidad y facturación, enfocándose en la calidad de los servicios educativos que ofrecen.

Generación de facturas electrónicas

Derivado de los cambios en las regulaciones fiscales que hemos estado viviendo en México en los últimos 10 años, el registro de ingresos y emisión de facturas claramente es una tarea que deberá realizarse con el apoyo de una herramienta de software. Usando un software básico la institución se enfrentará a tareas cotidianas muy densas y laboriosas y por otro lado al utilizar un software eficiente la labor será mucho más sencilla.

Es ahí donde nosotros podemos apoyarles. Nuestra herramienta Mi Colegio Web ha sido desarrollada con la funcionalidad más práctica y sencilla para generar facturas electrónicas 100% alineadas con la normatividad.